Fem programmer eller ét system?

Fem tegn på, at du er vokset fra standardværktøjerne

1. Du taster det samme ind flere gange

Kunden oprettes i bookingsystemet, tastes ind igen i regnskabsprogrammet, og står desuden i et regneark over serviceaftaler. Det er ikke bare tidsspilde — det er tre versioner af sandheden, og de begynder at afvige fra hinanden i løbet af få måneder.

2. Der findes et regneark, alting afhænger af

Det klassiske tegn. Regnearket har vokset sig til tolv faner, kun én person forstår det helt, og hvis filen bliver ødelagt, står forretningen stille. Regneark er fremragende til analyse og elendige som driftssystem, fordi de ikke har roller, historik eller kontrol med, hvem der ændrer hvad.

3. Du kan ikke svare på simple spørgsmål

"Hvor meget omsatte vi på erhvervskunder i Aarhus sidste kvartal?" eller "hvilke kunder har vi ikke haft kontakt med i seks måneder?" Hvis svaret kræver en halv dag med eksport og sammenkøring, er det ikke fordi data mangler. Det er fordi de ligger fem forskellige steder.

4. Programmet bestemmer arbejdsgangen

Du har tilpasset måden, I arbejder på, til hvad systemet tillader — ikke omvendt. Man kender det på sætninger som "det kan systemet ikke, så vi skriver det bare i noten". Hver af dem er en manuel proces, en ny medarbejder skal lære udenad.

5. Licenserne stiger, men problemet gør det også

Fem abonnementer à 300-800 kroner om måneden er 2.000-4.000 kroner om måneden, altså 25.000-50.000 om året — for værktøjer, der stadig ikke taler sammen. Det tal er vigtigt, fordi det er baseline i regnestykket nedenfor.

Regnestykket

Et skræddersyet system er en engangsinvestering med løbende drift, hvor standardprogrammer er en løbende udgift, der aldrig stopper. Sammenligningen bliver først ærlig, når du regner på tre år i stedet for på anskaffelsen.

• Licenser i dag: læg alle abonnementer sammen og gang med 36 måneder.
• Spildtid: hvor mange timer om ugen bruger I på dobbelt-indtastning og manuel sammenkøring? Gang med jeres timepris og med 150 arbejdsuger.
• Fejlomkostninger: de fakturaer der blev sendt forkert, de aftaler der blev glemt. De fleste kan sætte et nogenlunde tal på et år.
• Vækstloftet: hvad koster det i tabt omsætning, at I ikke kan tage flere kunder ind uden at ansætte en administrativ medarbejder?

Et konkret, men typisk billede: fire timers spildtid om ugen til 400 kroner i timen er 1.600 kroner om ugen, altså cirka 83.000 kroner om året. Læg 30.000 i licenser oveni. Så er der 113.000 kroner om året at gøre godt med — og det er før man tæller de kunder, man ikke nåede at servicere.

Hvad "skræddersyet" bør betyde — og ikke betyde

Skræddersyet betyder ikke, at alt skal bygges fra bunden. De fleste gode løsninger er en blanding: vi bygger det, der er særligt ved din forretning, og kobler os på det, der allerede virker. Har du Dinero eller e-conomic, skal du beholde dem — systemet skal bare kunne tale med dem via deres API, så du taster ét sted og ser det begge steder.

Det betyder heller ikke, at alt skal leveres på én gang. Det bedste forløb er at bygge den del, der gør mest ondt, først — typisk der hvor dobbelt-indtastningen er værst — tage den i brug, og bygge videre derfra. Så får du værdi efter få uger i stedet for efter et år.

De tre spørgsmål, der afgør det

1. 1Er der en arbejdsgang, der er særlig for netop jer? Hvis I gør noget, konkurrenterne ikke gør, findes der sjældent et standardprogram til det.
2. 2Vokser I? Et system betaler sig hurtigst, når antallet af kunder og medarbejdere stiger — for det er der, den manuelle administration eksploderer.
3. 3Er data spredt? Jo flere steder de samme oplysninger står, jo større er gevinsten ved at samle dem.

Er svaret ja til mindst to af dem, er det værd at få tegnet en løsning op. Det koster ikke noget at få den regnet igennem — og udfaldet er lige så tit "bliv hvor I er, men kobl de to systemer sammen" som det er et helt nyt system.

Flere guides